Antonio Nieto-Rodríguez: la IA en project management y otros territorios inexplorados

Considerando que cada año se invierten aproximadamente 48 billones de dólares en proyectos, podría decirse que el project management atraviesa una época dorada. Sin embargo, solo el 35% de ellos se consideran exitosos. Antonio Nieto-Rodríguez es uno de los mayores expertos mundiales en la materia, tanto desde la perspectiva práctica como teórica, además de un promotor incansable de la modernización de la gestión de proyectos.

Atento a una economía de proyectos en evolución, en los últimos tiempos ha puesto el foco en la deficitaria aplicación de las tecnologías en la gestión de proyectos, cuando innovaciones como la IA podrían contribuir de manera notable a reducir ese ruinoso porcentaje del 65% que ahora representan el desperdicio de recursos y los beneficios no alcanzados.

“La IA puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de proyectos. Sin embargo, es esencial recordar que no puede reemplazar por completo la toma de decisiones y la experiencia humana”, afirma.

La IA puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de proyectosA principios de 2023, su interés y análisis de este tema quedó plasmado en la publicación, junto con Ricardo Viana Vargas, de un exhaustivo artículo en HBR, titulado “How AI Will Transform Project Management”. En él, ambos autores profundizaban en los aspectos concretos que se verán afectados por la aplicación de la IA y el aprendizaje automático, y las ventajas que esto comportará. También interpelaban a los directores de proyectos a, antes de abrazar esta tecnología, hacerse preguntas tan retadoras y controvertidas como estas:

• “¿Está preparado para dedicar tiempo a hacer un inventario preciso de todos sus proyectos, incluida la última actualización de estado?
• ¿Puede invertir varios recursos durante algunos meses para recopilar, limpiar y estructurar los datos de su proyecto? (…)
• ¿Está preparado para dejar que esta tecnología cometa errores a medida que aprende a funcionar mejor para su organización?
• ¿Su patrocinador ejecutivo para este proyecto tiene la capacidad y la credibilidad dentro de su organización para liderar esta transformación?
• ¿Los altos directivos están dispuestos a esperar varios meses, hasta un año, para empezar a ver los beneficios de la automatización?

Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, entonces está listo para embarcarse en esta transformación pionera”.Los resultados de nuestra encuesta revelan cómo las organizaciones aprovechan la IA para análisis predictivos, gestión de riesgos, automatización y más

Meses después, en junio de 2023, ambos expertos publicaban los resultados de su encuesta global, la primera en este ámbito, realizada entre especialistas y profesionales de todo el mundo. “Los resultados de nuestra encuesta, que comprende opiniones de 772 expertos en 93 países, son esclarecedores y estimulantes. Revelan cómo las organizaciones aprovechan la IA para análisis predictivos, gestión de riesgos, automatización y más. Los insights también arrojan luz sobre las barreras existentes, las consideraciones éticas y la alineación estratégica de la IA con los objetivos organizacionales”, explican en el documento (free white paper).

Recursos poco convencionales para project managers modernos

Antonio Nieto-Rodríguez reconoce que, en su afán por convertirse en mejor gestor de proyectos, siempre ha buscado métodos inusuales que desafíen el statu quo y fomenten el pensamiento creativo. Por eso, más allá (o junto con) la exploración de los avances tecnológicos, en una de sus newsletters más recientes propone a los project managers adoptar algunos enfoques no convencionales para enriquecer sus habilidades y experiencias. “A medida que nos adentramos en el siglo XXI, quienes combinen lo mejor de lo tradicional con la promesa de lo no convencional liderarán sin duda la configuración del futuro de este panorama económico dinámico y resiliente. Al abrazar lo no convencional, se convertirá en un gestor de proyectos moderno más adaptable, creativo y próspero”, afirma.Quienes combinen lo mejor de lo tradicional con la promesa de lo no convencional liderarán la configuración del futuro de este panorama económico dinámico

Recopilamos a continuación esas “poco ortodoxas” –pero útiles– prácticas recomendadas por Nieto-Rodríguez:

“1. Aplicaciones de mindfulness (atención plena) y meditación

En un campo como el project management, a menudo asociado con la acción y los resultados, profundizar en la atención plena puede parecer contraintuitivo. Sin embargo, creo que los gestores de proyectos pueden beneficiarse enormemente de esta actividad introspectiva.

Por qué son valiosas: Inspirándome en aplicaciones de mindfulness y meditación como Headspace y Calm, he descubierto el poder de cultivar una mente centrada. La investigación científica, como el estudio en Psychological Science, ha destacado el papel de la atención plena en la mejora de la concentración. Al incorporar estas prácticas, he conseguido reducir el ‘ruido’ y encontrar momentos de claridad en medio del caos, lo que en última instancia me ha permitido tomar decisiones más eficaces y adoptar un enfoque equilibrado de la gestión de proyectos.

2. Talleres de improvisación

La yuxtaposición del teatro de improvisación y el mundo estructurado de la gestión de proyectos puede parecer una extraña pareja. Sin embargo, mi viaje ‘fuera de la caja’ me ha demostrado que la creatividad y la adaptabilidad prosperan en lugares inesperados.La creatividad y la adaptabilidad prosperan en lugares inesperados

Por qué son valiosos: Aceptar lo inesperado y pensar rápido son habilidades que resuenan profundamente con el papel de un gestor de proyectos. Participar en talleres de improvisación me ha permitido liberarme de la rigidez y adoptar un pensamiento espontáneo. El reconocimiento de Forbes del impacto de la improvisación en la adaptabilidad y capacidad de comunicación coincide perfectamente con mi experiencia. Al integrar los principios de la improvisación en mi enfoque de la gestión de proyectos, he fomentado una mentalidad más ágil y he perfeccionado mi capacidad para responder a desafíos imprevistos con mayor eficacia.

3. Escape Rooms

El concepto de escape rooms puede parecer muy alejado del mundo de los diagramas de Gantt y los informes de progreso. Sin embargo, mi inclinación a indagar vías poco convencionales me ha llevado a reconocer el valor inherente de la resolución de problemas por inmersión.

Participar en retos de escape room no solo inyecta un elemento de diversión a la dinámica de equipo, sino que también refleja la esencia de la propia gestión de proyectosPor qué son valiosos: Los proyectos suelen ser intrincados rompecabezas con piezas complejas que deben encajar a la perfección. Participar en retos de escape room no solo inyecta un elemento de diversión a la dinámica de equipo, sino que también refleja la esencia de la propia gestión de proyectos. Al igual que en los proyectos, participar en un escape room exige trabajo en equipo, pensamiento crítico y gestión eficaz del tiempo. Al sumergirme con mi equipo en este tipo de actividades, he podido comprender mejor nuestra dinámica de colaboración y descubrir nuevos enfoques para elaborar estrategias y optimizar la ejecución de los proyectos.

4. Retiros de desintoxicación digital

Lejos de resultar contraproducente, alejarse periódicamente de la tecnología en plena era digital me ha levado a reconocer los beneficios de esta desconexión.

Por qué son valiosos: Mi exploración de los retiros de desintoxicación digital me ha enseñado que desconectar no es solo un lujo; es una necesidad. Los informes de Digital Detox hacen hincapié en los efectos que la conectividad continua puede tener sobre el bienestar y la toma de decisiones. Al separarme ocasionalmente del ámbito digital, he revitalizado mi claridad mental, lo que me permite tomar decisiones más informadas y eficaces que contribuyen al éxito de mis proyectos.

5. Plataformas de storytelling (narración de historias) interactivas

Plataformas como Twine y las herramientas de narración interactiva pueden ser uno de los muchos recursos que me vienen a la mente en la gestión de proyectos. Sin embargo, mi compromiso con la innovación me ha llevado a explorar el potencial sin explotar de estas plataformas.

Por qué son valiosas: Abrazar la modernidad a menudo significa abrazar la imprevisibilidad. Las plataformas de narración interactiva ofrecen una forma única de trazar árboles de decisión y anticiparse a los retos del proyecto. Aunque no sean herramientas convencionales del project management, ofrecen un enfoque inventivo para mantener la agilidad y resiliencia de los proyectos. Gracias a estas plataformas, he aprendido a desenvolverme en intrincados escenarios de proyecto, lo que me ha permitido realizar ajustes proactivos y mantener los proyectos en marcha.

6. Paseos por la naturaleza 

La influencia de la naturaleza se extiende más allá de su apacible exterior. Su tranquilidad puede parecer desconectada del acelerado mundo de la gestión de proyectos, pero es inmensamente beneficiosa.Los paseos por la naturaleza tienen el poder de despertar el pensamiento innovador. Al alejarme de la oficina y sumergirme en la naturaleza, he encontrado un manantial de ideas frescas que infunden creatividad e ingenio a mis proyectos

Por qué son valiosos: El proceso creativo prospera en entornos que estimulan la mente. Los paseos por la naturaleza tienen el poder de despertar el pensamiento innovador. Al alejarme de la oficina y sumergirme en la naturaleza, he encontrado un manantial de ideas frescas que infunden creatividad e ingenio a mis proyectos, lo que conduce a resultados más notables.

7. Case studies (estudios de caso) históricos y de ficción

Quizá suene excéntrico sacar conclusiones sobre gestión de proyectos de las batallas históricas y relatos de ficción, pero gracias a esta práctica he descubierto lecciones ocultas en lugares inesperados.

Por qué son valiosos: Analizar relatos de la historia o la ficción ofrece muchas estrategias, aplicables a proyectos del mundo real. Estas narraciones suelen poner de relieve dinámicas enmarañadas, complicadas estrategias y giros imprevisibles, elementos paralelos a los retos de una gestión de proyectos moderna. Explorando estas fuentes poco convencionales, he ampliado mi conjunto de herramientas y encontrado ideas que han mejorado mi enfoque del project management, permitiéndome abordar los proyectos desde una perspectiva fresca y con estrategias enriquecidas".

Antonio Nieto-RodríguezAntonio Nieto-Rodríguez, líder en gestión de proyectos e implementación de estrategias y autor de Harvard Business Review Project Management Handbook. 

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Artículo publicado en agosto de 2023.