¿Cómo ahorrar miles de millones aplicando la mentalidad de base cero?

Hace ya más de cuatro décadas que surgió una avanzada técnica presupuestaria conocida como presupuestos de base cero, ZBB. El concepto era simple: las empresas debían elaborar sus presupuestos partiendo de cero todos los años, en lugar de basarse en lo que había ocurrido el año anterior. Desde entonces, estas estrategias han evolucionado mucho hasta alcanzar un enfoque más integral, denominado ZBx, que permite a las empresas conseguir importantes ahorros de hasta 1.000 millones de dólares según estiman los últimos estudios* al respecto, para financiar iniciativas de crecimiento.

Está demostrado que, si las compañías aplican una mentalidad de base cero en todas sus actividades, pueden tener una visibilidad sin precedentes de todas las áreas de gasto e invertir los ahorros conseguidos en iniciativas de crecimiento. ZBx va mucho más allá de los gastos generales y administrativos, se puede aplicar también a otras funciones de negocio, como ventas, marketing, talento y logística.

Este enfoque a futuro refleja una mentalidad de mejora que tiene en cuenta el impacto de tecnologías digitales, prácticas de sostenibilidad y otras dinámicas sobre la evolución de costes de la empresa. La fluidez del enfoque es importante, ya que tecnologías como el aprendizaje automático o la automatización inteligente reducen los costes de manera radical, permitiendo que las empresas superen incluso sus mejores resultados.

Aunque las empresas son conscientes de que aplicar una mentalidad de base cero en su organización puede mejorar la rentabilidad, eso no quiere decir que ZBx sea fácil de aplicar. La cultura de la organización, la gestión del cambio y la visibilidad de los datos continúan siendo barreras importantes, pero también son los motivos para el éxito. Las empresas necesitan invertir en diversos modelos para que su cultura evolucione y, especialmente, en iniciativas de gestión del cambio como mejoras en comunicaciones, cursos de formación y seminarios. Por ejemplo, un banco europeo venció la resistencia inicial de sus directivos y logró que sus líderes apoyaran el programa desde el principio, lo que contribuyó a convertirlo en un éxito. El banco invirtió los ahorros conseguidos con el programa en incentivos por rendimiento para los ejecutivos, todos ellos en busca de un objetivo común.

Para crear una mentalidad de base cero y conseguir excelentes resultados con sus iniciativas de reducción de costes, las compañías deben:

• Abordar la totalidad de la cuenta de resultados. Tomar las claves del éxito de una mentalidad de base cero y aplicarlas en toda la cuenta de resultados: gastos generales y administrativos, empleo directo e indirecto, ventas y marketing, logística y costes de venta. Identificar y replantear los gastos que “debe” tener la empresa para aplicar la estrategia con éxito.
• Reducir costes con tecnologías digitales. Vincular iniciativas de base cero a la transformación digital. Al introducir nuevas eficiencias, tecnologías como el aprendizaje automático o la automatización se ayuda a las empresas a superar incluso sus mejores resultados históricos.
• Mejorar el sistema de “closed loop”. Las herramientas y capacidades digitales pueden hacer que el closed loop funcione de forma más eficiente y eficaz. Al sustituir las hojas de cálculo por automatización e Inteligencia Artificial se aumenta la visibilidad y calidad de los datos.
• Crear una cultura de responsabilidad. Hay que liderar con el ejemplo y conseguir que la alta dirección se implique al máximo. Fomentar en toda la empresa un nuevo sistema de valores para que todos los empleados tomen las decisiones más adecuadas.

ZBx se está convirtiendo en una estrategia innegociable para la supervivencia de las organizaciones. Está aquí para quedarse. En un momento en que las empresas se enfrentan a grandes cambios en las industrias que amenazan sus cuotas de mercado, deben incorporar ZBx al ADN de sus organizaciones para controlar sus costes y seguir siendo rentables. 

Nino Herrería, managing director Accenture Strategy de Accenture

Texto publicado en Executive Excellence nº161, oct. 2019