Proceso de autoevaluación de la innovación en 3M España

3M es una empresa global, conocida internacionalmente por la variedad de productos y servicios que ofrece en múltiples mercados, desde los industriales hasta los de consumo, pasando por los de cuidado de la salud, grafismos, seguridad o eléctricos y comunicaciones.

Y si algo ha caracterizado a esta compañía en sus más de cien años de existencia es la Innovación, que tradicionalmente se ha asociado a su nombre por las numerosas aportaciones que 3M ha hecho para mejorar nuestro desarrollo y calidad de vida, desde la lija hasta el post-it, pasando por los paños quirúrgicos, la cinta magnetofónica o los materiales reflectantes.

Pero la Innovación en 3M es mucho más que una inversión en Investigación y Desarrollo que se aproxima al 6% del valor de las ventas, con unos laboratorios repartidos por todo el mundo en los que se diseñan los nuevos productos y objetivos anuales de ventas de artículos lanzados en el último año y de ventas de artículos con menos de 5 años. La Innovación en 3M es parte de la cultura de la organización y va más allá de esas novedades que se van poniendo en el mercado incluso antes de que exista una demanda de las mismas, tratando de exceder las expectativas de nuestros clientes y analizando las necesidades ocultas. La cultura de Innovación en 3M tiene sólidos fundamentos, es muy significativo el que ya desde la década de los 40 del siglo pasado, el CEO de la Compañía instaurara unos principios en los que abogaba por la tolerancia al error no intencionado, fomentando la creatividad y la iniciativa de todos los empleados. Ya entonces se promovían conceptos como la delegación y el estímulo de la iniciativa, con una idea clara de desarrollo en el largo plazo.

Por eso cuando en 3M España tuvimos conocimiento de la existencia del Marco de Referencia de Innovación y del Modelo de Autoevaluación basado en dicho Marco, pensamos que sería interesante hacer una revisión de la situación de nuestra subsidiaria en un tema tan nuestro como es la Innovación. Porque el hecho de que muchos de los productos que se comercializan en nuestro país hayan sido desarrollados en otros países, no significa que aquí no se trabaje con esa mentalidad abierta y orientada a la búsqueda permanente de soluciones innovadoras para nuestros clientes y empleados, que no sólo incluye la puesta en el mercado de productos desconocidos hasta ese momento, sino que apuesta por nuevos negocios, nuevos procesos, nuevas aplicaciones de tecnologías y sistemas y en definitiva cualquier cambio que aporte valor.

Con la inestimable colaboración del Club Excelencia en Gestión vía Innovación, preparamos una presentación para el Comité de Dirección de 3M España en la que brevemente se presentó el Marco de Innovación y cada uno de los Criterios y Subcriterios que lo forman. Al estar perfectamente estructurado, se pudo ver rápidamente como los conceptos que se estaban analizando coincidían y eran coherentes con la interpretación en concepto amplio que damos a la Innovación en 3M:

• El primer Criterio, Liderazgo para la Innovación, está recogido como uno de nuestros seis Atributos de Liderazgo, con los que nos evaluamos y formamos de manera continua, e incluye conceptos como Estrategia, Planificación y Recursos Financieros, Comunicación y Cultura.

• El segundo Criterio, el de Innovación como Proceso Operativo, en el que se ahonda en los Subcriterios de Emprendedores, Medios y Herramientas y el propio Proceso de Innovación, recalcando que para que se produzca la Innovación hace falta una sistemática que incluya todo el ciclo de actividades que van desde la generación de ideas hasta la obtención de resultados, tal y como se concibe en 3M.

• El tercer Criterio, la Valorización de la Innovación, nos habla de la Mejora en los Productos y Servicios Comercializados, de la Eficiencia Interna y de la Capitalización, con un concepto amplio que recoge todos los beneficios que se pueden obtener con una correcta implantación de las actividades definidas. .

• Por último, el cuarto Criterio, la Vigilancia del Entorno Interno y Externo nos anima a buscar, analizar y distribuir la información que nos ayude en la toma de decisiones.

Tras la presentación y el acuerdo unánime de la validez del modelo, se discutió el formato del Cuestionario de Autoevaluación de la Innovación, formato que ya nos resultaba familiar por su similitud con las autoevaluaciones de Excelencia de la EFQM, con un análisis sistemático de todas y cada una de las áreas que se detallan en el Marco. Para realizar la Autoevaluación se decidió formar un equipo multidisciplinar, con representación de varios de los negocios de la Compañía y de todas las demás funciones. Se eligieron personas del Comité de Dirección o del siguiente nivel, con suficiente experiencia y prestigio personal, de modo que se tuviera una visión completa de la empresa, que aportaran sus conocimientos y la ilusión por participar en este proyecto tan identificado con el espíritu de 3M.

El equipo de evaluadores recibió una jornada de formación en la que se revisó el Marco de Innovación, el Cuestionario de Evaluación y la metodología a seguir. Y aunque dentro de la metodología se incluía el estudio y la contestación a las preguntas de forma individualizada, uno de los miembros del equipo hizo una aportación innovadora, como no podía ser de otra manera, al sugerir un cambio en la metodología que, al menos en nuestro caso, resultó un gran éxito. El cambio propuesto era que en lugar de hacer casi todo el proceso de forma individualizada para posteriormente juntar todas las respuestas en un solo documento, el equipo se reuniera en dos jornadas completas en las que se contestara a cada pregunta con una sola valoración consensuada por todo el equipo y suficientemente aclarada y arropada por el asesoramiento de los consultores del Club. Al haber en el equipo personas de distinto nivel jerárquico se podría pensar que algunas de las opiniones podrían pesar más que otras, pero el hecho cierto fue que, acostumbrados a manejarnos en un entorno de tolerancia hacia los criterios de los demás, no se produjo ningún conflicto, y las dos jornadas de inmersión en la Autoevaluación fueron suficientes para responder de forma crítica y constructiva a todas las preguntas planteadas. Nuevamente comprobamos que el trabajo en equipo, además de enriquecer las aportaciones individuales de cada uno de los miembros, permitió unificar criterios y establecer los fundamentos de las actividades que se han venido desarrollando con posterioridad.

Una vez finalizada la Autoevaluación, el Club Excelencia en Gestión junto con el consultor asignado, prepararon un informe diagnóstico muy completo, que tras una revisión previa con el equipo, fue presentado al Comité de Dirección. El informe contenía un Resumen Ejecutivo, la Identificación de puntos Fuertes y Áreas de Mejora, que utilizando metodologías de Calidad se basaban en evidencias objetivas, las puntuaciones por preguntas, subcriterios y criterios y una comparativa con otras organizaciones ya evaluadas. Pese a que en muchos de los apartados la valoración era alta, al utilizarse un criterio de puntuación exigente, en prácticamente todos los puntos analizados surgieron nuevas oportunidades, que eran mucho más claras en aquellos casos que consensuamos que eran Áreas de Mejora.

Una vez recibido el informe y con el acuerdo de la Dirección para tratar de impulsar las actividades que nos ayudaran a mejorar en aquellas áreas que se identificaron con más potencial, decidimos centrarnos en los aspectos que podrían tener más impacto y que pudiéramos poner en marcha en el más breve espacio de tiempo. Así, ante la identificación de una carencia de coordinación entre las diferentes funciones y negocios de la Compañía, decidimos crear un Comité de Innovación, originalmente formado por los miembros del equipo evaluador con alguna incorporación más que nos  permitiera garantizar la mejor representación de todos los intereses. El Comité mantiene reuniones periódicas e impulsa las actividades relacionas con la Innovación dentro de nuestra Subsidiaria. Desde él se edita un Boletín de Innovación, que permite mejorar otra de las áreas identificadas en la Autoevaluación, como era la limitada difusión de muchas de las actividades relacionadas con la Innovación que se realizan en la Compañía. El Boletín informa de los resultados de los objetivos, de las últimas soluciones puestas en el mercado, de las mejores ideas premiadas, de las subvenciones obtenidas, etc. También se puso en funcionamiento un programa de recogida de ideas, basado en una aplicación web que permite a cualquier empleado comunicar sus propuestas innovadoras. Esta herramienta es un complemento a programas ya existentes en nuestras fábricas y almacén y a otros programas corporativos, todos ellos destinados a favorecer la difusión de las oportunidades identificadas por los empleados.

También se identificaron las fortalezas en el momento de la Autoevaluación, sobre las cuales decidimos basar las actuaciones futuras. Entre otras se confirmó la integración de la Innovación en la cultura de la organización, como demuestra el hecho de que sea parte de nuestra Misión, el foco estratégico puesto en las mejoras de la Eficiencia Interna o los objetivos de renovación de la cartera de productos.

Tras la realización de la Autoevaluación de Innovación, en 3M España, como subsidiaria de una gran corporación, nos quedó claro que la Innovación es un proceso continuo, en el que el Liderazgo y compromiso de la Dirección para conseguir difundir en toda, e insistimos, en toda la Organización los conceptos de creatividad, desarrollo del talento emprendedor, iniciativa y tolerancia, son incluso más importantes que la realización de importantes inversiones, las cuales darán sus frutos sólo cuando estén sustentadas en una cultura que dinamice la transformación, las mejoras de la eficiencia interna y la generación de nuevas oportunidades de negocio.

La Autoevaluación de la Innovación es un proceso que como cualquier otra autoevaluación realizada con espíritu crítico y deseo de seguir avanzando por la senda de la mejora continua, puede ser muy útil para cualquier organización, independientemente del momento en que se encuentre dicha organización. Habrá quien tendrá más recorrido que cubrir, pero todos tendremos áreas en las que podemos hacer las cosas mejor y otras en las que si se identifican como fortalezas nos deben servir para asentarlas y ser una base para impulsar nuevos programas.

Además, otro beneficio de esta Autoevaluación es que favorece el concepto de que la Innovación no es algo que surge por accidente, sino que se tiene que apoyar en un proceso sistemático que garantice su continuidad en el tiempo, que debe ser parte de la cultura de las organizaciones y que convenientemente impulsada por la dirección dará los resultados deseados.

 Eduardo Rodríguez

Director de Logística, Calidad y TI, 3M España SA y vicepresidente del Club Excelencia en Gestión

Artículo publicado en Executive Excellence nº59 may09