CIBE: impulsor de la competitividad

El Club Excelencia en Gestión ha constituido un Centro de Intercambio y Benchmarking (CIBE), con la finalidad de promover y facilitar el intercambio de conocimientos y experiencias, como impulsores del incremento de la competitividad y sostenibilidad.

Benchmarking: El concepto

Aunque el concepto de benchmarking es un clásico entre las metodologías de gestión, desde su concepción inicial por parte Xerox, la organización que le dio carta de naturaleza, hasta nuestros días, han sido múltiples las definiciones teóricas de dicha práctica, y lamentablemente, muy escasas las aplicaciones verdaderamente efectivas de la misma.

Sin ánimo de polemizar, de entre las múltiples definiciones existentes, la que hemos adoptado en el CEG como guía para el desarrollo del CIBE viene a definir el benchmarking como: “El proceso sistemático de identificar, comparar y aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones (las denominadas “benchmark”), analizando el conjunto de factores que inciden en el éxito de las mismas, e incorporándolos a nuestros procesos, convenientemente adaptados.

El largo trecho de la teoría a la práctica

Del enunciado anterior es fácil deducir la diferente casuística que justifica las escasas experiencias de éxito en la aplicación de dicha metodología; entre otras:

• La dificultad de identificar aquellas organizaciones benchmark en el proceso cuya optimización deseamos abordar.
• La probable ausencia de reciprocidad, dada la escasa probabilidad de que un conjunto de dos organizaciones sean benchmark recíprocos en diferentes procesos, y que además estos sean de su prioritario interés.
• La desconfianza generada por la existencia de múltiples ¿metodologías? que promueven la actividad de benchmarking, pero de cuyos resultados no existe una clara trazabilidad.
• La escasa disposición de las organizaciones a compartir su conocimiento, reforzada por la escasez de recursos disponibles (fundamentalmente el tiempo de sus ejecutivos), y notoriamente condicionada por:
• La ausencia de garantías respecto al mantenimiento de la confidencialidad y el apropiado uso de la información y el conocimiento transferidos.

Precisamente la superación de dichas dificultades constituye el principal impulso a la creación del CIBE, desde el entendimiento de que, solo la voluntad y el compromiso de un amplio y significativo conjunto de organizaciones, haría posible el definitivo despliegue de dicha práctica en nuestro país, fundamental, en colaboración con otras, para la consecución de los imprescindibles incrementos de nuestra productividad y competitividad. Es un verdadero lujo que no nos podemos permitir, el hecho de que organizaciones españolas estén liderando a nivel mundial y en términos de gestión los sectores financiero, de telecomunicaciones, energía, turismo, distribución, etc. y, sin embargo, no exista una fertilización del conocimiento y experiencia generados por dichas organizaciones hacia el resto de la sociedad (obviamente manteniendo las lícitas reservas sobre sus factores competitivos no transferibles).

La estrategia del CIBE

En cumplimiento de su Misión, el CIBE pretende ofrecer a sus organizaciones miembro, un espacio de actuación que contribuya a crear las oportunidades de interacción para el aprendizaje, asegure el mantenimiento del rigor metodológico y garantice el cumplimiento de unos estándares éticos, alineados con el Código de Conducta Europeo para actividades de Benchmarking.

Los principales elementos de despliegue de dicha estrategia son:

• El acceso a una Base de Datos de Indicadores de Gestión (referenciados a los Criterios de Resultados del Modelo EFQM) que permita a las organizaciones su comparación, salvaguardando las condiciones de confidencialidad, así como la identificación de los resultados benchmark que faciliten el afloramiento de las buenas prácticas que los originan.
• Identificar las buenas prácticas de gestión acreditadas por dichas organizaciones benchmark, proporcionando directrices para su documentación y facilitando un método sumamente ágil y operativo para su difusión y conocimiento.
• Facilitar a las organizaciones y profesionales interesados, los conocimientos e información necesarios para el desarrollo de la actividad de benchmarking, dando a conocer las metodologías existentes y promoviendo las acciones formativas que les permitan ponerlos en práctica con las mayores garantías de calidad y eficiencia.
• La definición de una metodología caracterizada por su sencillez, pero acreditada por su efectividad. Dicha metodología deriva de una simplificación/adaptación de la desarrollada por Robert C. Camp en Xerox, y no solamente sirve como elemento conductor del proceso de benchmarking, sino que constituye el núcleo fundamental de la acción formativa.
• Promover el desarrollo de proyectos de benchmarking entre los miembros del CIBE, incorporando a sus procesos, aquellos elementos de las buenas prácticas que, convenientemente adaptados, les permitan incrementar su competitividad actual y futura.
• Desarrollar acuerdos de colaboración con entidades similares a nivel europeo, al objeto de favorecer la internacionalización del conocimiento y ampliar la muestra de potenciales benchmark.

Los compromisos de las organizaciones

Como hemos indicado anteriormente, son múltiples las razones por las cuales no ha despegado en España la práctica del benchmarking. Pero en lugar de incidir en la justificación de las mismas, el CIBE pretende desplegar un escenario de confianza que, sobreponiéndose a las legítimas reticencias iniciales, impulse a las organizaciones a incorporar dicha práctica a su portfolio de herramientas para la mejora de la eficacia y eficiencia. Y como contraprestación solamente se les solicita un mínimo compromiso explícito de contribuir al fondo de conocimiento del CIBE mediante:

• Facilitar al órgano de gestión del CIBE, los resultados de sus indicadores de gestión, así como sus protocolos de medida, al objeto de enriquecer la BBDD de referencia, que permita establecer comparaciones, visualizar su posicionamiento relativo respecto al conjunto y su sector, e identificar los benchmark de cada proceso.
• Documentando sus buenas prácticas de gestión, autorizando su difusión, de acuerdo a los criterios establecidos.
• Mostrando su disponibilidad a compartir dichas buenas prácticas con otros miembros del CIBE interesados en ellas, aplicando las naturales restricciones de competencia y/o confidencialidad.
• Formando a sus profesionales en la metodología.

Los compromisos del CIBE

Admitida la enorme dificultad que, para una organización aislada, y por muy relevante que sea, supone el vencer todas las dificultades anteriormente expuestas, desde el CEG, respondiendo a los requerimientos, en primer lugar, de nuestros socios, y en segundo lugar de la sociedad, hemos desarrollado el CIBE como un escenario de oportunidad para facilitar el impulso de la competitividad de nuestras organizaciones por la vía del intercambio de conocimiento y el aprendizaje de los mejores. A tal efecto, los compromisos asumidos por el CIBE ante sus miembros son los siguientes:

• Velar por la igualdad de oportunidades y el cumplimiento de los compromisos asumidos por sus organizaciones miembros.
• Garantizar la confidencialidad de la totalidad del proceso, desde la previa identificación del benchmark, hasta la interiorización del aprendizaje obtenido. Para ello, velará por el desarrollo y adecuado cumplimiento por parte de sus miembros, del Código de Conducta Europeo para actividades de Benchmarking.
• Impulsar el desarrollo metodológico de dicha práctica, incorporando los principios de la mejora continua, apoyada en la experiencia acumulada de su propia utilización.
• Trasladar el conocimiento adquirido a los profesionales, tanto de las organizaciones miembro, como a los consultores que darán apoyo metodológico a los proyectos y tutorizarán su progreso y velarán por la consecución de los resultados esperados.
• Desarrollar acciones de sensibilización hacia la sociedad, mediante la difusión de la práctica y la exposición de casos de éxito.

Desde nuestra limitada perspectiva, somos conscientes de que el benchmarking puede no ser la solución única y perfecta, para aplicar a la urgente demanda de mayor competitividad por parte de las organizaciones españolas, pero sí estamos convencidos de que podrá ser en el futuro, un factor impulsor de la misma, y un revulsivo que contribuya a poner en valor la excepcional calidad de gestión que poseen no pocas de nuestras organizaciones y que estarían dispuestas a compartirlo, porque el país lo necesita.

GESTIÓN / SOSTENIBILIDAD

A partir de 2012, el Club Excelencia en Gestión pone en marcha el CIBE

Ignacio Ruiz, director de Desarrollo del Club Excelencia en Gestión

Artículo publicado en Executive Excellence nº86 nov11