Ocho claves para mejorar tu productividad, por Francisco Alcaide

Si hay algo importante para la consecución de nuestras metas y objetivos, más aún en el mundo que vivimos, es la capacidad para ser productivos.

El éxito en la realización de cualquier tarea consiste en estar concentrados, y después, en ser capaces de mantener esa concentración el mayor tiempo posible. Existe una correlación directa entre concentración y rendimiento. Y la mejor práctica para ello es evitar al máximo las interrupciones; esto es, eliminar, limitar o desactivar todo aquello que pueda interferir en nuestra concentración. El problema es que nunca ha sido tan fácil distraerse; por eso, como apunta Daniel Goleman, autor del libro Focus “en un océano de distracciones, quien sabe estar atento triunfa”.

Apuntamos, pues, 8 ideas claves que nos pueden ayudar a ser más productivos:

1. Foco

Las personas de éxito convergen en un punto: son personas altamente enfocadas. El foco nos permite hacer más (cantidad), mejor (calidad) y con mayor rapidez (velocidad), y eso es una ventaja competitiva siempre. Por el contrario, la multitarea es el gran enemigo de la productividad: hacer varias cosas al mismo tiempo. Está demostrado científicamente que la multitarea disminuye la calidad de nuestro trabajo y supone una mayor carga cognitiva que hace que nuestra energía disminuya. El problema de la multitarea es que es adictiva: cuanto más se practica, más cuesta desprenderse de ella. Solo cuando existe una concentración profunda (deep work) es posible avanzar y hacer un trabajo riguroso. La receta es clara: céntrate en lo que estás haciendo y en una sola cosa cada vez; o con palabras de Josh Billings, escritor y humorista: “Sé como un sello de correos: pégate a una cosa hasta que llegues a tu destino”. Cualquier persona, sin excepción, hará mejor cualquier tarea si está concentrada en ella que si está dispersa haciendo múltiples cosas. Ello lo ha estudiado ampliamente Cal Newport, cuyas conclusiones las ha plasmado en su libro Concéntrate (Deep Work): las 4 reglas para el éxito en la era de la distracción: “Trabajar a fondo (deep work) es necesario para extraer hasta la última gota de valor de nuestra capacidad intelectual. Tener una concentración profunda en ciertas tareas que requieren de nuestra máxima capacidad cognitiva es una especie de superpoder”.Productividad no es hacer muchas cosas, sino eliminar todo aquello que es irrelevante para tu negocio

2. Eliminar

El conocido inversor Warren Buffett afirmaba en una ocasión que “la diferencia entre la gente de éxito y el resto es que la gente de éxito dice no a casi todo”. Productividad no es hacer muchas cosas, sino eliminar todo aquello que no debería hacerse. La productividad consiste en suprimir todo aquello que es irrelevante para tu negocio. El éxito está en qué no hacer. Para ser productivo tienes que aprender a descartar; y para ser excelente tienes que descartar muchas cosas. Si quieres convencerte a ti mismo de que tienes que leer la prensa digital, chequear tus redes sociales o contestar mails antes de empezar a trabajar, siempre encontrarás motivos suficientes para justificarte y hacer lo que más te conviene en lugar de lo que deberías hacer. Como señala Tim Ferriss en su obra La semana laboral de 4 horas: “Estar ocupado suele ser una excusa para evitar unas pocas acciones incómodas que son las que de verdad importan”. Hacer algo ‘no importante’ muy bien no lo convierte en ‘importante’. No vale la pena hacer bien lo que, para empezar, no merece la pena hacer. Dicho de otra manera: concéntrate en ser productivo, no en estar ocupado.

3. Prioridades

El día tiene 24 horas para cualquier persona, por tanto, no hay tiempo para hacer todo lo que nos gustaría. Siempre hay más cosas por hacer que tiempo disponible. Por este motivo, la vida es una cuestión de prioridades: no hay tiempo para todo, pero siempre hay tiempo para lo que uno quiere que haya tiempo. Cuando alguien dice que no tiene tiempo para hacer algo, en realidad lo que te está diciendo es que no le importa mucho. Por tanto, no digas que no tienes tiempo, di que tus prioridades son otras. Vivir es elegir y elegir es descartar. Oliver Burkeman, periodista y autor de Cuatro mil semanas: gestión del tiempo para mortales, escribe: “La única vía de escape hacia la libertad psicológica es olvidarse de la fantasía de negar los límites e intentar hacerlo todo y, en cambio, centrarte en hacer unas pocas cosas, pero de las que valen la pena”. Sin prioridades todo parece urgente e importante. Si a tu día le faltan horas es que hay algo que no estás haciendo bien. El pensador Jonathan Sacks lo expresó así: “Lo más importante en la vida es saber distinguir entre una oportunidad que merece ser aprovechada y una tentación que debe ser resistida”.Cuando alguien dice que no tiene tiempo para algo, en realidad, lo que está diciendo es que no le importa mucho

4. Aislamiento

Es fundamental crear espacios de aislamiento en los que nada ni nadie pueda molestarnos. Además, hay que comunicárselo a los demás para que así lo sepan y eviten caer en la tentación de hacerlo. Ese aislamiento podrá ser algún día de la semana o determinadas horas del día, según el trabajo y las posibilidades de cada uno. De lo que se trata es de crear una especie de búnker que nos permita la máxima concentración y, por tanto, la máxima productividad. Jason Fried, autor de Reinicia: borra lo aprendido y piensa la empresa de otra forma, es claro: “Cualquier interrupción implica volver a empezar. No puedes conseguir resultados significativos si estás siempre: empiezo, paro, empiezo, paro…”. Igualmente señala: “Deberías establecer una rutina para aislarte. Cuando no tienes que alternar tu registro mental entre distintas obligaciones, avanzas muchísimo”.

5. Delegar

Delegar todo lo que sea posible nos permite tener más tiempo, contar con más energías y focalizarnos en nuestras fortalezas sin tener que atender cuestiones menores ni aquello que no es nuestra área de expertise. El arte de liderar es el arte de delegar. Quien no sabe delegar, no sabe dirigir. La autosuficiencia es la enfermedad del fracaso, la ineficacia y la ineficiencia. Richard Branson, fundador de Virgin, apuntaba: “Delegar es una de las habilidades clave que todo empresario debe dominar, ya sea gestionando una empresa o estando al frente de un departamento. Yo aprendí desde muy joven lo importante que es delegar”. También Barack Obama, ex presidente de los Estados Unidos, decía: “He aprendido que si un problema es fácil nunca debe llegar a mi mesa”. Si quieres hacer algunas cosas pequeñas bien, hazlas tú mismo. Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar. Cuando pides ayuda, tu poder se multiplica. Solos estamos muy limitados. El individualismo tiene las piernas cortas.

6. Asertividad

La asertividad existe para defendernos inteligentemente de los demás. El ser humano es egoísta por naturaleza, y siempre intenta barrer para casa; es decir, intenta lograr de los demás lo que desea y cuando lo desea. Por ello, es clave aprender a decir ‘no’ y además hacerlo con frecuencia, ya que de otro modo nos veremos desbordados. La asertividad es crítica para la productividad personal. Eso sí, conviene hacer una distinción entre ser asertivo y ser agresivo. La diferencia radica en el impacto que nuestras palabras y comportamientos tienen en el bienestar de los demás. De lo que se trata es de ser firmes (para protegernos) siendo amables (para no dañar). Ser asertivo se ha vuelto una competencia primordial hoy día debido a que estamos demasiado accesibles para todo el mundo. Pero estar accesibles no significa estar disponibles, de ahí la importancia de la asertividad. Es una habilidad, como todas, que puede aprenderse, pero sobre todo que debe aprenderse, porque las relaciones personales son la base de todo, en la vida y en los negocios, y si queremos avanzar, ser productivos, sacar nuestro trabajo adelante y conseguir objetivos, nos vamos a ver obligados a decir ‘no’ muchas veces. No dejes que tu boca te llene de trabajo. No lo olvides: las urgencias de los demás no tienen por qué ser tus prioridades. O controlas tu vida u otros la controlan por ti.

Estar accesibles no significa estar disponibles, de ahí la importancia de la asertividad

7. Descanso

Solo un descanso profundo permite una concentración máxima. Un cerebro a pleno rendimiento es un cerebro que descansa. La energía no es ilimitada, por eso debemos cuidarla. Equilibrar los tiempos de ocio y negocio es crítico para luego aplicar la energía al trabajo de manera más óptima. Quien solo trabaja acaba trabajando peor. Cuando la energía baja, el rendimiento se resiente. Hacer, hacer, hacer… es improductivo a todas luces. Hacer más no es hacer mejor; hacer más simplemente es hacer más. Hacer menos no es vaguería, es inteligencia. Ferran Adrià, –nuestro chef más internacional– decía: “En los paréntesis crece la innovación. Parar, pensar, planear… y después producir”. Por su parte, el filósofo Aristóteles, veintitrés siglos atrás nos dejaba esta reflexión: “El exceso de trabajo impide la adecuada contemplación de la belleza y de la verdad”. Descansa más para rendir mejor.Solo un descanso profundo permite una concentración máxima. Un cerebro a pleno rendimiento es un cerebro que descansa

8. Planifica

Nunca comiences el día hasta que no lo hayas terminado en papel. No te sientes delante del ordenador sin saber qué vas a hacer anticipadamente. La mayoría de la gente no planifica y va haciendo las cosas sobre la marcha, según van surgiendo y cayendo encima de la mesa, y así es fácil que el tiempo se nos vaya de las manos y queden muchas cosas pendientes. Por el contrario, la gente de éxito tiene claras sus prioridades y las defiende con uñas y dientes. El reto es siempre el mismo: más planificación y menos improvisación. Quien fracasa al planificar, planifica fracasar. El éxito exige planificación. O como sentenciaba Alan Lakein, autor de How to Get Control of Your Time And Your Life: “Planificar es traer el futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora”.

 Francisco Alcaide Hernández, conferenciante, formador y coach en liderazgo y motivación. Autor del bestseller internacional Aprendiendo de los mejores (30ª edición).

Artículo publicado en Executive Excellence n189, marzo 2024.