Gestionar eficazmente equipos remotos en grandes proyectos de transformación

Por Antonio Nieto-Rodríguez, CEO y fundador de Projects & Co_

En un mundo en el que el trabajo a distancia ha pasado de ser una necesidad temporal a una estrategia a largo plazo, la gestión de una plantilla distribuida en grandes proyectos de transformación presenta desafíos y oportunidades. Los directores de proyectos deben replantearse los enfoques de gestión tradicionales, aprovechando la tecnología, las habilidades de comunicación y las estrategias adaptativas para garantizar que las iniciativas de transformación complejas tengan éxito en un entorno de trabajo remoto o híbrido.

A medida que las organizaciones adoptan la transformación digital y los proyectos de cambio a gran escala, la capacidad de gestionar eficazmente equipos remotos se convierte en una habilidad esencial para los gestores de proyectos. Este artículo explora los principales retos, estrategias y herramientas para gestionar con éxito una fuerza de trabajo remota durante grandes proyectos de transformación.

Turno para el trabajo a distancia: una nueva realidad para los proyectos de transformación

Antes de la pandemia del COVID-19, el trabajo a distancia se consideraba sobre todo un privilegio para determinadas funciones o sectores. Sin embargo, la crisis mundial aceleró el cambio hacia el trabajo remoto, convirtiéndose en un aspecto permanente de las operaciones empresariales en todos los sectores. Según un estudio de McKinsey, casi el 60% de los trabajadores espera trabajar a distancia al menos a tiempo parcial incluso después de la pandemia, y muchas organizaciones están adoptando modelos híbridos como nueva norma.

Para los gestores de proyectos que supervisan grandes proyectos de transformación, la gestión de una plantilla remota o híbrida exige un replanteamiento de las prácticas de liderazgo, las estrategias de comunicación y las herramientas de colaboración. El reto es aún mayor cuando se gestionan iniciativas de gran envergadura, como la transformación digital, la reestructuración organizativa o la implantación de tecnología a gran escala, donde la coordinación y el trabajo en equipo eficaces son fundamentales para el éxito.

Retos de la gestión de personal a distancia

Gestionar una fuerza laboral remota durante proyectos de transformación conlleva un conjunto de desafíos únicos:

1. Mantener una comunicación clara

Es fundamental mantener una comunicación clara y coherente entre equipos dispersos geográficamente. En un entorno de oficina tradicional, las conversaciones espontáneas y las reuniones rápidas pueden ayudar a aclarar malentendidos o resolver problemas. Sin embargo, en un entorno remoto, los project managers deben confiar en planes de comunicación estructurados, comprobaciones periódicas y herramientas digitales para asegurarse de que todo el mundo está en sintonía. En un entorno remoto, los project managers deben confiar en planes de comunicación estructurados, comprobaciones periódicas y herramientas digitales para asegurarse de que todo el mundo está en sintonía

En los proyectos de transformación, donde los plazos suelen ser ajustados y las entregas complejas, cualquier fallo en la comunicación puede provocar retrasos o fracasos. Un estudio realizado en 2021 por PMI, reveló que el 56% de los fracasos de proyectos se deben a una comunicación deficiente, un problema que se agrava en los entornos de trabajo remotos.

2. Garantizar la colaboración y el compromiso del equipo

La colaboración es la base de los proyectos de transformación exitosos. Sin embargo, el trabajo a distancia puede crear silos, en los que los miembros del equipo trabajan de forma aislada sin colaborar eficazmente con otros departamentos o funciones. Sin la oportunidad de interactuar cara a cara, los equipos pueden tener dificultades para construir relaciones, compartir conocimientos o trabajar de forma cohesionada.El trabajo remoto puede provocar sentimientos de aislamiento y falta de compromiso

Además, el trabajo remoto puede provocar sentimientos de aislamiento y falta de compromiso. Según Gallup, los trabajadores remotos pueden experimentar una disminución de su compromiso si no se gestionan eficazmente, lo que puede afectar negativamente a su productividad y motivación en los proyectos a gran escala.

3. Gestionar las distintas zonas horarias

Los grandes proyectos de transformación suelen implicar a equipos repartidos por varias regiones o países. Gestionar una plantilla en diferentes zonas horarias plantea retos logísticos a la hora de programar reuniones, coordinar entregas y garantizar la comunicación en tiempo real. Los gestores de proyecto deben adaptar su estilo de liderazgo a los distintos horarios de trabajo y asegurarse de que ningún miembro del equipo se sienta excluido de las decisiones críticas.Hay que adaptar el estilo de liderazgo a los distintos horarios de trabajo y asegurarse de que ningún miembro del equipo se sienta excluido de las decisiones críticas

Estrategias para la gestión de equipos remotos

A pesar del escenario descrito, existen estrategias y herramientas que pueden resultar muy eficaces para ayudar a los gestores de proyecto con su cometido:

1. Adoptar un enfoque de liderazgo centrado en la comunicación

La comunicación clara y frecuente es la piedra angular del éxito de la gestión del personal remoto. Los project managers deben poner en práctica un plan de comunicación estructurado que incluya actualizaciones periódicas de la situación, reuniones virtuales y oportunidades de interacción informal.

• Reuniones diarias: Estas breves reuniones diarias ayudan a garantizar que todos estén alineados con los objetivos, retos y prioridades del día. Mediante plataformas como Microsoft Teams o Zoom, los gestores de proyectos pueden fomentar el sentido de responsabilidad y la conexión entre los miembros del equipo.
• Utilizar diversos canales de comunicación: No toda la comunicación tiene que ser formal. Fomentar el uso de herramientas de mensajería instantánea como Slack o WhatsApp para preguntas rápidas o charlas informales impulsa la colaboración en tiempo real y mantiene la comunicación fluida.
• Documentación y claridad: El trabajo a distancia requiere un mayor énfasis en la documentación de las decisiones, los procesos y los resultados de las reuniones. Utilizar herramientas colaborativas como Confluence o Google Docs para crear espacios compartidos en los que la documentación del proyecto sea fácilmente accesible.

2. Aprovechar la tecnología para colaborar

La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de equipos remotos. Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Jira o Trello pueden ayudar a seguir el progreso, asignar tareas y establecer plazos en tiempo real, garantizando que todos los miembros del equipo sean conscientes de sus responsabilidades y de los próximos plazos.

Además, plataformas como Miro o MURAL permiten a los equipos realizar lluvias de ideas, mapear procesos y desarrollar estrategias de manera colaborativa en un entorno virtual. Estas herramientas pueden reproducir actividades en la oficina, como las sesiones de pizarra, asegurando que la creatividad y la colaboración no se resientan en un entorno remoto.

Para grandes proyectos de transformación que involucran a varios departamentos o socios externos, la integración de estas plataformas puede garantizar una colaboración fluida y actualizaciones en tiempo real, reduciendo así el riesgo de silos de información.

3. Fomentar una cultura de confianza y responsabilidad (rendición de cuentas)

La gestión de equipos remotos exige un cambio en el estilo de liderazgo. Los gestores de proyectos deben promover una cultura de confianza, en la que los empleados tengan la capacidad de asumir la responsabilidad de su trabajo. La microgestión en un contexto remoto puede provocar frustración y desapego, por lo que hay que centrarse en los resultados en lugar de supervisar cada acción.

La microgestión en un contexto remoto puede provocar frustración y desapego, por lo que hay que centrarse en los resultados en lugar de supervisar cada acciónEstablecer expectativas claras y objetivos mensurables para cada miembro del equipo garantiza la rendición de cuentas. Cuando los equipos comprenden sus funciones y los resultados de los que son responsables, es más probable que sigan por el buen camino, incluso sin supervisión constante.

4. Enfatizar el bienestar y el compromiso

El trabajo a distancia puede desdibujar los límites entre el trabajo y la vida personal, lo que puede provocar agotamiento si no se gestiona con eficacia. Los gestores de proyectos deben dar prioridad al bienestar de los empleados fomentando las pausas regulares, promoviendo horarios de trabajo flexibles y brindando apoyo en materia de la salud mental cuando sea necesario.

Las actividades virtuales de creación de equipos, como los juegos en línea o las pausas virtuales para tomar café, pueden ayudar a mantener la moral y el compromiso del equipo. Si bien no sustituyen a la interacción presencial, estos esfuerzos ayudan a los equipos a mantenerse conectados y a generar un sentimiento de camaradería.

5. Optimizar según las diferencias horarias

Gestionar equipos globales pasa por programar las reuniones a horas razonables para todos los participantes, o rotar las horas de reunión para adaptarlas a las distintas zonas horarias.

Herramientas como Google Calendar, con funciones de huso horario, o plataformas de gestión de proyectos con indicadores de huso horario, pueden ayudar a agilizar la programación y garantizar que ningún miembro se quede atrás debido a las barreras geográficas.

Casos de éxito

Son varios los proyectos de transformación a gran escala que han sabido gestionar con éxito equipos remotos para impulsar el cambio y la innovación.

Ejemplo 1: Automattic (WordPress)

Automattic, empresa matriz de WordPress, opera con una plantilla totalmente remota de más de 1.300 empleados repartidos en 79 países. En 2020, Automattic experimentó una transformación masiva para ampliar su plataforma a más usuarios. Aprovechando las mejores prácticas de trabajo remoto, incluidas las herramientas de gestión de proyectos de código abierto y la colaboración asíncrona, la empresa ha logrado escalar sus operaciones de modo eficiente, conservando al mismo tiempo la productividad y la innovación.

Ejemplo 2: Transformación digital de GitLab

GitLab, empresa totalmente remota, dirigió con éxito un proyecto de transformación digital a gran escala mientras gestionaba una plantilla a distancia de más de 1.200 empleados en más de 65 países. La compañía aprovechó la comunicación asíncrona, la cultura de priorizar la documentación y las plataformas de colaboración como GitLab y Slack para gestionar la complejidad de sus iniciativas de transformación. Al fomentar la transparencia y la responsabilidad, GitLab escaló sus operaciones sin sacrificar la calidad ni la productividad.

El futuro de la gestión remota del personal en los proyectos de transformación 

Gestionar una fuerza laboral remota en grandes proyectos de transformación ya no es una solución temporal, sino el futuro de la gestión de proyectos. Con las herramientas, las estrategias de comunicación y los enfoques de liderazgo adecuados, los gestores de proyectos pueden garantizar que sus equipos sigan siendo productivos, y estén comprometidos y alineados con los objetivos del proyecto, incluso en un entorno distribuido.

Adoptando un estilo de liderazgo centrado en la comunicación, aprovechando las herramientas de colaboración y centrándose en crear una cultura de confianza y responsabilidad, los project managers pueden dirigir con éxito sus organizaciones a través de proyectos de transformación, independientemente de dónde se encuentren sus equipos.

Conforme evoluciona el trabajo a distancia, los gestores de proyectos deben aprovechar las oportunidades que ofrece para construir equipos más fuertes y resilientes, capaces de impulsar cambios a gran escala en un mundo virtual.

Antonio Nieto-Rodríguez, CEO y fundador de Projects & Co., es uno de los mayores expertos mundiales en gestión y transformación de proyectos, además de profesor visitante en Duke CE, IE, Solvay, Vlerick y Ecole de Ponts.
Este artículo, aparecido originalmente en en el blog del autor en inglés, se publica en Executive Excellence con la autorización expresa de Antonio Nieto-Rodríguez.

Imágenes recurso: Apertura y última © DC Studio en Freepik / Foto interior de Antonio © druckerforum.org / Otra interior © rawpixel.com en Freepik.

Publicado en 2024.