Sí nos moverán

La movilidad es una tendencia que ha requerido poca presión externa para ganar fuerza en los últimos años. La trayectoria de la evolución tecnológica hacia la alta velocidad, las redes móviles, la virtualización de los servicios, la comunicación basada en vídeo y el acceso seguro a los datos desde cualquier lugar, ha venido a garantizar que el paso al trabajo en movilidad sea inevitable para muchas organizaciones.

El hecho de que el camino hacia la movilidad sea inexorable no significa, sin embargo, que no haya habido obstáculos para el progreso o que los obstáculos ahora sean percibidos como algo sencillo de superar. Siempre habrá obstáculos en el camino para algo que valga la pena.

En todo caso, la crisis y algunos acontecimientos como la parálisis del tráfico aéreo en Europa en 2010 han puesto en evidencia que la transición hacia la movilidad es imparable. De acuerdo con Forrester, en 2012 el 73% de los empleados de las empresas trabajarán en movilidad, frente al 44% que se contabilizaba en 2009. Quizás sea excesivo afirmar que el cambio en el clima económico ha obligado a las organizaciones a mejorar su flexibilidad y a hacer más uso de la videoconferencia y el acceso remoto. Pero sin duda es cierto que, para aquellas organizaciones que están bajo presión para reducir sus costes y mejorar su eficiencia, ciertos tipos de trabajo flexible o el trabajo en movilidad pueden ayudarles a cumplir sus objetivos.

Las cuatro barreras a la movilidad han sido tradicionalmente la tecnología, la cultura, el coste y la seguridad. Poco a poco, estas barreras han disminuido en los últimos años, pero ¿podemos decir con certeza que han desaparecido? 

Afrontando cada obstáculo uno por uno, parece inequívoco afirmar que los problemas relacionados con las limitaciones tecnológicas forman parte del pasado. El mantra “en cualquier momento y en cualquier lugar” se utilizaba para describir una visión de futuro, visión que todo el mundo reconocía como viable –en cuanto la tecnología fuera capaz de alinearse con nuestra imaginación–. Hace años que el acceso a los datos es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento y la ubicuidad de la banda ancha de alta velocidad, las redes móviles 3G y las zonas Wi-Fi han hecho posible que experimentar la molesta sensación de no ser capaces de "conectarnos" a la web, y desde allí al servidor de nuestra organización, sea ya cosa del pasado. Gracias a dispositivos de seguridad y generadores dinámicos de contraseñas, la mayoría de los portátiles de los empleados se convierten en portales de acceso a toda la información a la que normalmente acceden en el trabajo.

Es mucho más difícil valorar si existe un obstáculo cultural. Siempre ha sido un desafío más complejo, más difícil de resolver y de definir. ¿Qué supone para una empresa disponer de una plantilla en movilidad?, ¿cómo se gestiona, cómo se valora o cómo se le hace el seguimiento?, ¿en qué medida cambia la eficiencia de la plantilla si trabaja en movilidad? Se ha escrito mucho sobre estas cuestiones en medios de todo tipo, desde revistas de negocios o de recursos humanos hasta blogs de gestión. No hay respuestas definitivas, porque éstas no son preguntas en blanco y negro. Cualquiera puede teclear "trabajo flexible" y "cultura" en Google y leer uno de los cientos de casos de estudio que existen sobre la superación de la barrera cultural.

En el comienzo de la segunda década del nuevo milenio el trabajo flexible ya no es un concepto que está en sus inicios sino que es algo que ya sucede habitualmente en un gran número de empresas y quizá por ello sea el momento de sugerir que no existen tales barreras culturales, sino que simplemente se produce una evolución natural y automática a medida que la plantilla se va habituando a trabajar en movilidad. Después de todo, es justo asumir que las personas que han llegado a puestos directivos y de liderazgo en las empresas más importantes del mundo destacan por la gestión de personas. Pues hoy en día eso implica también sentirse cómodos a la hora de gestionar a aquellos que trabajan de forma remota.

No cabe duda que hay importantes cambios culturales que tienen que ocurrir antes de que una organización pueda llegar a adoptar plenamente la movilidad. Los gestores tienen que valorar a sus empleados no por las horas que pasan en la oficina, sino por los resultados que obtienen con su trabajo, lo que implica cambios complejos en las políticas de empresa empezando por el departamento de RR.HH. 

Con todo, nadie duda en 2011 que la movilidad es una cuestión de sentido común y en la medida en se incorporen al mundo laboral las nuevas generaciones que ya son “digitales nativas” y vayan desempeñando puestos de responsabilidad, la cuestión cultural desaparecerá por completo.

El coste, sin embargo, seguirá siendo un reto en tanto en cuanto existan restricciones de presupuesto. La crisis económica ha hecho que se ponga mucha más atención en el cómo, en el qué y el para qué se invierte el dinero. Sin embargo, el coste no tiene por qué representar un problema. Dotar de movilidad a la plantilla requiere tecnología -buena tecnología–, si lo que se busca es eficacia. La gran diferencia hoy en día es que se requieren cada vez menores inversiones de capital a la hora de implantar soluciones basadas en tecnología, ya que muchos servicios se prestan a través de la web mediante un simple navegador y otros servicios tales como la compartición de documentos o el establecimiento de conferencias, se pueden realizar a través de la nube. El uso inteligente tanto del trabajo flexible como de la tecnología de videoconferencias significa que uno de los aspectos más costosos de la movilidad –viajar- se puede incluso eliminar de la ecuación en gran medida.

Teniendo en cuenta todo esto, la experiencia nos dice que la verdad es que el trabajo flexible ahorra mucho dinero a medio y largo plazo. Las organizaciones necesitan menos espacio de oficinas. Cuanto más caro es el espacio en una ciudad determinada, mayor es el ahorro. Por ejemplo, la compañía Tesco ahorró más de 17 millones de euros en tan sólo 12 meses gracias al uso de la tecnología para videoconferencias de BT. De acuerdo con Forrester, las compañías con operaciones globales pueden obtener un retorno del 47% o más en un periodo de cinco años si invierten en soluciones de telepresencia. En los EE.UU., un informe de la National Science Foundation descubrió que el 87% de los directivos encuestados afirmaba que la productividad de sus empleados aumentó gracias a la movilidad.

El coste, entonces, no debería ser una barrera. El panorama a largo plazo es de ahorro de costes y aumento de la productividad, exactamente la expectativa de cualquier organización afectada por la recesión de cara al futuro.

Por último está el aspecto de la seguridad. Permitir que los empleados accedan a los datos y sistemas de la compañía en remoto ha sido siempre un quebradero de cabeza para los responsables de tecnología y los equipos directivos de muchas empresas. Tal y como han ido surgiendo tecnologías capaces de contrarrestar los problemas de seguridad, han ido apareciendo a su vez nuevos retos en este sentido.

Según Datamonitor, los responsables de TI que son reacios a ocuparse de la gestión de estos dispositivos pronto tendrán que hacerlo, dado que se prevé que el gasto global de las empresas en dispositivos móviles se triplique en 2012. El estudio de Datamonitor, centrado en averiguar las cuestiones que actualmente impiden que las empresas inviertan en soluciones de movilidad, mostró que la mayoría de los encuestados considera que el principal obstáculo para adoptar este tipo de soluciones es la seguridad. 

Es fundamental que esta percepción cambie. La movilidad ha venido para quedarse y los trabajadores van a querer disponer de una mayor movilidad, por lo que no aceptarán la preocupación por la seguridad como razón válida para no disfrutarla. A medida que los dispositivos móviles se van popularizando y son más ubicuos entre los usuarios finales, los directivos de empresas se encontrarán con que sus empleados querrán integrar su dispositivo personal con su cuenta de correo electrónico del trabajo y con otras aplicaciones. Para muchas personas, su dispositivo móvil es algo muy personal, les gusta personalizarlo y siempre lo llevan consigo. Estas personas no quieren tener un dispositivo para uso personal y otro para el trabajo.

Siempre puede existir un cierto grado de miedo a lo desconocido, pero con las últimas soluciones de acceso remoto seguro las empresas deben estar más seguras que nunca de que la verdadera movilidad no se producirá a costa de la seguridad. De nuevo el sentido común va a desempeñar un importante papel. Las compañías deben implementar una política clara respecto a los dispositivos móviles. Tiene que haber un claro proceso de formación para los empleados sobre las capacidades de seguridad de sus dispositivos y la verdadera importancia de reportar inmediatamente la pérdida de información o el robo de sus terminales. 

El acceso seguro remoto se ha convertido en una herramienta de trabajo fundamental. Hoy en día son muchos los empleados que se desplazan continuamente o que trabajan desde casa por lo que es indispensable que las compañías cuenten con una conexión fiable para el correo electrónico, las aplicaciones y los datos corporativos para retener a los clientes y seguir siendo competitivas. 

La flexibilidad en el trabajo está asegurada. Permite ahorrar dinero y aumentar la productividad. Aunque puede tener un gran impacto en la cultura corporativa, está más que comprobado que permite una mayor colaboración y que la plantilla trabaje de una forma más dinámica y esté más motivada. La tecnología permite que todo esto suceda y no lo obstaculiza. En resumen, ya no debería haber barreras para la movilidad.

Ana Lledó Tarradell, directora de Productos y Diseño de Soluciones BT España.

Artículo de opinión publicado en Executive Excellence nº80 abr11